MAPEAMENTO E AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS É PASSO ESSENCIAL PARA TORNAR A ORGANIZAÇÃO PAPERLESS
13/03/2017 - Gestão de Documentos
Muitas organizações procuram tornar seu escritório completamente sem papel, ou ao menos, diminuir consideravelmente o seu volume, gerando economias de custos de escala suficientemente altas para compensar o investimento que tal empreitada acarretaria.
 
Para alcançar esse objetivo, é necessário um conhecimento profundo da estrutura legal que rege a documentação das atividades de cada organização, possibilitando que os documentos produzidos e recebidos possuam autenticidade e integridade suficientes para servir como valor de prova de suas atividades.
 
Também faz parte do processo a inteligência aplicada na segurança digital das informações, possibilitando que os documentos necessários sejam preservados ao longo do tempo.
 
Em segundo lugar, é necessário aplicar as tecnologias adequadas para a automação, o que pode ser alcançado através da aplicação de ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e workflow. Para esse último quesito, adota-se softwares BPMS (Business Process Management Systems). A efetividade e a profundidade das mudanças que estes acarretam dependem do tamanho e do orçamento da organização, o que norteará a contratação da solução mais adequada.
 
A mudança cultural que deve ser implementada na organização é essencial para que a automação ocorra. Para isso, os responsáveis da alta direção devem estar profundamente envolvidos, liderando e coordenando a área de negócios, administração e de Tecnologia de Informação, dando respaldo necessário para o sucesso do projeto.
 
TRIAGEM CONSULTORIA possui conhecimento especializado para a criação das ferramentas de gestão que permitem a diminuição do volume de papel em organizações: mapeamos e validamos processos, implantamos tecnologias de GED, digitalizamos documentos e administramos os ativos documentais digitais e físicos.
 
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