A criação de um plano de classificação e tabela de temporalidade é um serviço estratégico que organiza e padroniza a gestão de documentos dentro de uma organização. O plano de classificação é uma estrutura que categoriza os documentos com base em suas funções e natureza, permitindo um acesso mais rápido e eficiente às informações. Já a tabela de temporalidade define o tempo que cada documento deve ser mantido, garantindo que a organização cumpra as exigências legais e regulatórias.

Esse processo é fundamental para a gestão de documentos porque ajuda a evitar a retenção desnecessária de arquivos, o que pode gerar custos e riscos para a empresa. Ao definir prazos claros para a retenção e descarte de documentos, a tabela de temporalidade contribui para a eficiência operacional e a redução de riscos legais. Além disso, o plano de classificação facilita o acesso às informações, tornando mais fácil localizar documentos específicos quando necessário.

A implementação de um plano de classificação e tabela de temporalidade também é uma prática essencial para a preservação da memória institucional. Ela assegura que documentos importantes sejam devidamente arquivados e protegidos, enquanto outros que já cumpriram sua função podem ser descartados de maneira segura e conforme as regulamentações aplicáveis.