Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis (IBAMA).

O problema
Desorganização do arquivo e documentos, inviabilizando o acesso à informação, retardando as respostas de seus servidores às demandas externas.

Desafios
Organizar 900 metros lineares de arquivo, perfazendo um total de aproximadamente 6.500 caixas box’s, realizando o tratamento documental, com aplicação de Tabela de Temporalidade, gerando os índices remissos e listagens de eliminação para submissão ao CONARQ para autorização do devido descarte.

Soluções
A equipe da TRIAGEM aplicou uma metodologia específica para organizar 900 metros lineares de arquivos, aproximadamente 6.500 caixas. O processo incluiu diagnóstico documental, caracterização do acervo, aplicação da Tabela de Temporalidade, geração de listagens para eliminação de documentos vencidos, criação de índices remissivos e digitalização dos documentos para submissão ao SEI (Sistema Eletrônico de Informação), visando o descarte autorizado pelo CONARQ.

Resultados
Com o trabalho desenvolvido, o IBAMA – Superintendência Mato Grosso do Sul, tornou-se um modelo de gestão documental, alterando drasticamente as rotinas inerentes ao acesso e uso dos documentos, economizando, tempo, dinheiro e, sobretudo, prestando um serviço de melhor qualidade aos demandantes por informações e soluções de caráter ambiental. Por fim, os devidos treinamentos foram ministrados com o objetivo de transferir o devido conhecimento para que se pudesse dar continuidade aos processos de gestão da documentação do órgão. A TRIAGEM, resolve!