O Problema
Acúmulo de documentos, ausência de processos automatizados, demora excessiva na recuperação da informação, gerando perdas de tempo, dinheiro e credibilidade.

Desafios
Digitalizar uma massa de milhões de documentos, organizando o arquivo, com aplicação de tabela de temporalidade para realização de descarte seguro, assim como, mapeamento dos processos de negócios para a devida automação.

Soluções
Os trabalhos se dirigiram à estruturação da tabela de temporalidade, aprovação da tabela e sua respectiva aplicação. Estando a tabela aplicada, com o processo de seleção finalizado, iniciou-se a digitalização dos documentos, com o uso do TRIFY, software de Gestão Eletrônica de Conteúdos e Automação de Processos. Enquanto a digitalização era executada, o time de processos mapeava os processos juntos aos colaboradores da empresa para fins de automação, uma vez que a proposta inicial era tornar a PLAN uma empresa digital.

Resultados
Após mais de um ano de trabalho, todo o arquivo da empresa foi tratado, seguindo as boas práticas arquivísticas, sendo-o totalmente reorganizado e digitalizado, facilitando o acesso e uso das informações contidas nos respectivos documentos, processo esse que por si só, já aperfeiçoou as decisões em todos os setores da empresa. Além disso, processos de negócios foram mapeados, automatizados, utilizando-se de assinaturas eletrônicas, tornando a PLAN uma empresa mais digital, em conexão com os processos de transformação digital, gerando mais competitividade, economia de tempo nas respostas, diminuindo despesas e, claro, potencializado a lucratividade da empresa. Esse foi mais um super case da TRIAGEM, por quê? A TRIAGEM, resolve!