A criação de um plano de classificação e uma tabela de temporalidade é essencial para a gestão eficiente de documentos em uma empresa. O plano de classificação organiza os documentos de forma estruturada, categorizando-os de acordo com sua natureza e função dentro dos processos corporativos. Já a tabela de temporalidade define o tempo pelo qual cada documento deve ser mantido, considerando sua relevância legal, fiscal e administrativa, garantindo que sejam preservados ou descartados no momento correto.

Com um plano de classificação bem elaborado, as empresas conseguem localizar e acessar informações com maior agilidade, além de garantir a conformidade com normas internas e regulatórias. A tabela de temporalidade, por sua vez, ajuda a evitar o acúmulo de documentos desnecessários e otimiza o uso de recursos de armazenamento, seja físico ou digital. Ao garantir que documentos sejam descartados de forma apropriada após o período exigido, a empresa também minimiza o risco de vazamento de informações e reduz custos operacionais.

A implementação de um plano de classificação e uma tabela de temporalidade é uma estratégia fundamental para a governança documental, proporcionando mais controle, segurança e eficiência. Esses instrumentos não apenas garantem a organização e a preservação de documentos importantes, mas também asseguram que a empresa atenda às exigências legais, evitando penalidades e melhorando a gestão da informação.